Neugierig auf die wichtigsten Aspekte bei der Automatisierung? Dann bist du hier richtig 😉
In diesem Artikel werden die Gründe für die Automatisierung aufgezeigt und die Stolpersteine.
Ebenfalls das Vorgehen erläutert und final die Schritte in einer übersichtlichen Checkliste zusammengefasst.
Die Gründe für die Automatisierung
Es gibt viele Gründe warum ein Unternehmen den Automatisierungsgrad erhöht. Hier ein paar der häufigsten Ursachen:
- Um die Durchlaufszeiten zu reduzieren und somit Geld zu sparen
- Um manuelle Engpässe zu reduzieren und dadurch einfacher zu skalieren
- Um repetitive Tasks den Mitarbeitern abzunehmen und somit die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern
- Um Fehlerquellen zu eliminieren und so die Qualität zu erhöhen
- Um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen und dadurch das Compliance Risiko zu senken
Meist beginnt ein Unternehmen erst dann zu automatisieren, wenn es mit den bisherigen Lösungen an den Anschlag kommt.
In der Geschichte finden wir immer wieder solche Umbrüche, wo eine disruptive Technologie die Spielkarten neu verteilt. Vielfach wird das Bestehende solange optimiert, bis es nicht mehr konkurrenzfähig ist.
Ein eindrückliches Beispiel finden wir in der Schifffahrt. Trotz der wachsenden Anzahl Masten konnten die Segelschiffe schlussendlich nicht mehr mit den Dampfschiffen mithalten.
Beginnen Sie deshalb früh genug ihr Unternehmen zu automatisieren und die Vorteile zu ihren Gunsten zu nutzen.
Die Herausforderungen bei der Automatisierung
Bei der Automatisierung von Prozessen gilt es einige Stolpersteine zu umgehen.
Eine Herausforderung ist, dass die gelebten Prozesse oft historisch gewachsen sind und vielfach kaum dokumentiert. Die genauen Abläufe sind nicht sichtbar und es gilt diese zuerst sauber zu erfassen.
Die involvierten Personen gilt es von Anfang an ins Boot zu holen. So kann ihr Wissen in die Ziellösung einfliessen und allfällige Bedenken früh geklärt werden. Diese Beteiligung ist elementar um die Personen durch die Veränderung zu begleiten (Change Management).
Die Sicherheit ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Die wichtigsten Sicherheitspunkte sollten schon initial in das Design einfliessen (security by design). Je später dies erfolgt umso aufwändiger und somit teurer wird es.
Erwähnenswert sind insbesondere die Implementierung der Zugriffsrechte (Rollenmodell) und die Verschlüsselung der Daten. Die Daten sollten mindestens bei der Übertragung (data in transit) verschlüsselt sein, hochsensible Daten zudem auch bei der Speicherung (data at rest).
Eine erfolgreiche Automatisierung ist meist nur möglich, wenn alle Beteiligten dies so wollen und nicht müssen. Sprich das volle Commitment des Management und der Mitarbeiter da ist.
Die Auswahl des Prozesses
Bevor ein oder mehrere Prozesse für die Automatisierung ausgewählt werden, gilt es das Ziel zu definieren.
Dieser Nordstern hilft für die Eingrenzung auf die beteiligten Prozesse und Personen. Zudem auch für die Abstimmung mit andern Geschäftsbereichen. Durch die frühe Abstimmung können vorhandene Erfahrungen ausgetauscht und Synergien erkannt werden.
Im Anschluss kann definiert werden, welcher Prozess automatisiert werden soll. Potentielle Kandidaten sind Prozesse mit:
- Hohen Durchlaufraten oder vielen manuellen Tasks
- Hoher Standardisierung der Abläufe
- Klare Entscheidungsregeln bei der Verarbeitung
- Digitalisierbaren Inputdaten
Nachdem die Auswahl getroffen ist gilt es die Dokumentation zu aktualisieren. Hier haben sich Flow-Charts mit Swimlanes bewährt. So sind nicht nur die Abläufe sichtbar, sondern auch die involvierten Personen oder Systeme.
Final hilft diese Auswahl auch um die Kosten und das Risiko für die Transformation zu quantifizieren. Idealerweise erfolgt auch dies in schriftlicher Form und wird offiziell von dem Entscheidungsgremium freigegeben.
Das Vorgehen bei der Automatisierung
Spätestens sobald der Entscheid für die Automatisierung gefällt ist, gilt es das interdisziplinäre Projektteam zusammenzustellen und den Projektplan.
Ein besonderes Augenmerk sollte dem Kommunikationskanal geschenkt werden. Sprich in welcher Form und wie häufig mit den betroffenen Mitarbeitern kommuniziert wird. Zudem sollten auch nicht Betroffene eingebunden werden, damit alle in der Firma im Bilde sind.
Um Erfahrungen zu sammeln wird vielfach zuerst mit einem unkritischen Prozess gestartet. Dabei hat sich ein iteratives Vorgehen bewährt. Gestartet wird mit einem minimalen Prototyp, quasi ein MVP (Minimum Viable Product). Sobald der Prototyp läuft, werden die Funktionen in den nächsten Durchläufen erweitert und optimiert.
Bevor jedoch die Logik implementiert wird, gilt es folgende Schritte zu durchlaufen:
- Reduzieren
Was kann im Prozess weggelassen werden? - Standardisieren
Die Variantenvielfalt auf eine Variante reduzieren - Messbarkeit
Die Messpunkte der KPIs bestimmen (Key Performance Indicators) - Plattformen
Die Plattform für die Logik definieren
Die Plattform für die Datenbank definieren (single source of truth)
Die Plattform für die Darstellung der KPIs definieren
Die Schulung der Mitarbeiter
Vor der Aktivierung im produktiven Umfeld ist eine zielgruppengerechte Schulung zentral. Je nach Teilnehmerkreis braucht es unterschiedliche Schulungsinhalte und Schulungsformate. Bewährt haben sich interaktive vor-Ort Trainings und kurze Schulungsvideos.
Diese Schulungsvideos können jederzeit nochmals angeschaut werden und sind insbesondere für neue Mitarbeiter sehr wertvoll.
Am gleichen Ort wie die Videos kann auch ein allfälliges User-Manual und eine Sammlung der FAQ (Frequently Asked Questions) abgelegt werden. Ebenfalls die Kontaktinfos zu den jeweiligen Experten oder Supportgruppen.
Zusammenfassung der Eckpunkte
Hier nun die kurze Checkliste, welche die wichtigsten Eckpunkte zusammenfasst.
Arc7 unterstützt Sie gerne bei dieser Transformation. Wir können von der Zieldefinition, über die Analyse bis zur Implementierung und Schulung Tätigkeiten teilweise oder komplett übernehmen – je nach ihren Wünschen.