Bei der Einführung von Work Smart gibt es einige Stolpersteine zu beachten.
Hier ein bewährtes Vorgehen, um die Einführung möglichst schnell und reibungslos umzusetzen.
Ausgangslage
Work Smart bezieht sich auf die Implementierung neuer Arbeitsweisen und Technologien, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben flexibler und effektiver erledigen können.
Der Arbeitsalltag ist jedoch in der Praxis noch nicht überall „smart“. Das untenstehende Bild bringt die Ausgangslage in vielen Unternehmen auf den Punkt.
Um aus diesem Muster (Hamsterrad) auszubrechen gilt es:
- Bewusst und regelmässig Zeit einzuplanen, um am System zu arbeiten
- Gezielt eine Aussensicht einzuholen
- Die richtigen Tools einzusetzen
- Den Mitarbeiter ins Zentrum zu stellen
Planungs-Workshops
Am Anfang der Work-Smart-Reise stehen gemeinsame Workshop-Tage. Je nach Umfang der Einführung ist die Dauer zwischen 1-3 Tage. Teilnehmer sind Vertreter aus der Geschäftsleitung / Management und der Mitarbeiter.
Das Hauptziel dieser Workshops ist es, gemeinsame Spielregeln festzulegen. Konkret zu Themen wie:
- Kommunikationsrichtlinien
- Vorgaben zur Datensicherheit und -klassifizierung
- Umgang mit Remote-Arbeit und Work-Life Balance
- Schulungsangeboten
Zudem das weitere Vorgehen festzulegen. Also eine Roadmap und die Zuständigkeiten zu definieren.
Nach diesen Workshops ist es Zeit, die technische Lösung im Unternehmen bereitzustellen und zu testen.
Einführung & Rollout
Die ausgearbeiteten Spielregeln gilt es nun zu kommunizieren und dann mit den Schulungen zu starten.
Eine vorgängige Anpassung des Schulungsinhalt auf die jeweilige Zielgruppe ist zu empfehlen. Ebenfalls das Format, also ob das Training Online (self paced) oder in der Gruppe erfolgt. Sinnvoll ist meist eine Mischform.
Der Fokus soll darauf liegen die Mitarbeiter zu beteiligen, den Mehrwert aufzuzeigen und die Bedenken zu diskutieren. Eine Veränderung braucht Zeit. Sobald der Sinn jedoch erkannt wird, kann die Veränderungskurve schneller durchlaufen werden.
Software Suite
Vor der Einführung gilt es zu klären, welche Software die Bedürfnisse am besten abdeckt.
Um nicht einen ganzen Zoo von Anbietern (Slack, Box, Trello, Miro, Zoom, Evernote, …) verwalten zu müssen, gibt es von Google und Microsoft zum Glück Komplettangebote. Also eine Suite, wo alle Tools im Kontext Work Smart enthalten sind.
Diese Suites haben 3 klare Vorteile:
- Massiv vereinfachter Datenabgleich zwischen den Tools
- Einheitlicher Datenschutz (Zugriffsrechte)
- Es gibt nur eine Rechnung pro Monat
Bei arc7 setzen wir bewusst auf die M365 Suite von Microsoft. Die Gründe erklären wir gerne in einem persönlichen Gespräch 😉
Wir begleiten Sie von der Planung bis zum Rollout
Neugierig geworden Work Smart einzuführen oder auf den nächsten Level zu bringen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage 🙂